En marca blanca, la regla general es simple: tu agencia habla con el cliente y el proveedor habla con tu agencia. El proveedor no contacta al cliente salvo que tú lo pidas, y cuando lo hace, usa tu marca. Funciona si se acuerdan por escrito los canales, los tiempos de respuesta y qué hacer en una urgencia.
Los tres canales
- Agencia ↔ cliente: reuniones, informes, aprobaciones. Siempre con tu marca.
- Agencia ↔ proveedor: tareas, dudas técnicas, entregables. Un canal único (correo o gestor de tareas).
- Proveedor ↔ cliente: solo si lo autorizas, con un correo de tu dominio y presentado como parte de tu equipo.
Tiempos de respuesta acordados
Define por escrito cuánto tarda el proveedor en responder dudas normales y qué se considera urgencia (sitio caído, caída fuerte de tráfico, sitio hackeado). Para urgencias, un canal directo y un tiempo de reacción más corto. Sin esto, el cliente le reclama a tu agencia y tu agencia no tiene respuesta.
Plantillas útiles
- Resumen semanal interno: qué se hizo, qué está bloqueado, qué necesitamos del cliente.
- Correo al cliente pidiendo aprobación de cambios, con antes y después.
- Aviso de incidente: qué pasó, impacto, qué se está haciendo y cuándo se informa de nuevo.
- Informe mensual con tu marca, listo para reenviar.
Lo que rompe la confianza
- Que el proveedor aparezca con su marca en un documento o captura.
- Que el cliente reciba correos de un dominio desconocido.
- Respuestas contradictorias entre agencia y proveedor.
- Cambios en el sitio sin aprobación del cliente.
Un ejemplo de semana normal
Lunes: el proveedor envía a la agencia el resumen interno con tres tareas hechas y una bloqueada porque falta la aprobación de un texto. Martes: la agencia reenvía al cliente el texto para aprobar, con su marca y en su tono. Jueves: el cliente aprueba y la agencia lo pasa al proveedor por el canal único. Viernes: el cambio está publicado y la agencia le confirma al cliente con una captura del antes y el después. Nadie habló con nadie fuera del canal acordado, y el cliente solo vio a su agencia.
¿Cómo puede ayudarte RankPro con esto?
RankPro trabaja con un canal único hacia tu agencia, nunca contacta a tus clientes sin autorización y entrega todo con tu marca, incluidas las capturas y los informes.
Preguntas frecuentes
¿El proveedor puede asistir a reuniones?
Sí, si lo autorizas, presentado como parte de tu equipo.
¿Qué hago si el cliente escribe directo al proveedor?
El proveedor debe redirigirlo a tu agencia, salvo acuerdo distinto.
¿Qué herramienta usar para coordinar?
Cualquier gestor de tareas o un correo dedicado; lo importante es que sea uno solo.